ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE SAARDE VALLAVALITSUSES

Isikuandmete töötlemise eesmärk

Saarde Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb füüsilise isikuga seotud isikuandmeid kohalikule omavalitsusele ja selle asutusele õigusaktidega pandud avaliku võimu ülesannete täitmiseks ning avalike teenuste osutamiseks.

Isikuandmete töötlemisel lähtub vallavalitsus isikuandmete kaitset ja töötlemist reguleerivatest õigusaktidest ja juhistest nagu Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus; isikuandmete kaitse seadus; avaliku teabe seadus; rahvastikuregistri seadus; Andmekaitse Inspektsiooni juhised.

Isikuandmete töötleja

Isikuandmete vastutav töötleja on Saarde Vallavalitsus. Töödeldavatele isikuandmetele on ligipääs ainult neil teenistujatel, kes kasutavad isikuandmeid tööülesannete täitmiseks.

Oma ülesannete täitmisel võime kasutada kolmanda isiku abi (näiteks  meiliserveri haldamiseks), mille käigus edastame sellele isikule (edaspidi volitatud töötleja)  teenuse osutamiseks vajalikke isikuandmeid. Vastutava töötlejana edastame isikuandmeid ainult sellisele volitatud töötlejale, kellega oleme sõlminud lepingu. Volitatud töötleja tohib isikuandmeid töödelda üksnes lepingus nimetatud eesmärkidel ja piirides andmekaitse nõudeid järgides.

Isikuandmete töötlemisega tekkinud küsimuste korral palume pöörduda meie andmekaitsespetsialisti poole aadressil info@saarde.ee 

Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

Vallavalitsus töötleb isikuandmeid õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks (näiteks koolikoha määramine);  juriidilise kohustuse täitmiseks (näiteks perekonnasündmuste tõendite väljastamine);  isikuga sõlmitud lepingu täitmiseks ning isiku eluliste huvide kaitseks.

Muudel juhtudel küsime isikuandmete töötlemiseks nõusolekut, näidates ära, milliseid isikuandmeid soovime töödelda ja millisel eesmärgil. Nõusoleku puudumisel või selle tagasivõtmisel isikuandmete töötlemist ei toimu.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui õigusakt  seda ette näeb.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Milliseid isikuandmeid me töötleme: 

Pöördumised ja muu kirjavahetus

Füüsilise isiku poolt esitatud pöördumised (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue selgitustaotlus jm) võivad sisaldada isikuandmeid nagu nimi, kontaktandmed, isikut puudutava probleemi kirjeldus jm. Samuti võib isikuandmeid sisaldada teisest ametiasutusest saabunud kiri.  Kui saabunud kirjas leidub teavet, mis võib oluliselt kahjustada isiku privaatsusõigusi või sisaldab andmeid, millele juurdepääs on õigusakti alusel piiratud, seatakse kirjale juudepääsupiirang. Juurdepääsu piiramine otsustatakse vastavalt dokumendi sisule.

Juurdepääsupiiranguga dokumendiga tutvumiseks esitatud teabenõude korral kontrollitakse eelnevalt, kas soovitud dokumenti saab väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda, et välistada  juurdepääsupiiranguga teabe sattumine kolmandate isikute valdusesse.

Saarde Vallavalitsusele või Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid

Saarde Vallavalitsusele ning Saarde Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris.

Saarde Vallavalitsuse korralduse ja Saarde Vallavolikogu otsuse puhul on tegu üksikaktiga. Kui nimetatud üksikaktis reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi, sisaldab see isikuandmeid. Kui üksikakti eelnõu sisaldab füüsilise isiku nime, elukohta ja isikukoodi isikuandmetena või delikaatseid isikuandmeid, siis seatakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirang ning tuuakse välja piirangu alus ja tähtaeg. Isikuandmeid ja eraelulist teavet sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu moodustab valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

Töö- või ametikohale kandideerimine vallavalitsuses

Töö- või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid.

Kandideerimisdokumendid ja kirjavahetus registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kõik kandideerimisdokumendid on juurdepääsupiiranguga teave. Nendele dokumentidele avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse ainult dokumendi registriandmed. Juurdepääs kandideerimisdokumentidele võimaldatakse ainult neile ametnikele ja isikutele, kes osalevad kandidaadi valimisel.

Kandideerimisavaldusi koos lisatud dokumentidega säilitatakse üks aasta.

Vallavalitsuse veebileht, telefonikõned

Töötleme vallavalitsuse veebilehe külastajate andmeid üksnes statistilistel eesmärkidel isikustamata kujul. Vallavalitsus ei salvesta telefonikõnesid.

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmeid edastame kolmandatele isikutele ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.saarde.ee

Kui asutusele saabunud dokumentide saatja või asutusest väljastatud dokumentide saaja on füüsiline isik, siis ei märgita dokumendiregistri avalikus vaates teavet, mis võimaldaks füüsilist isikut tuvastada.

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie e-kiri  dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid, kui seda ei kohusta seadus.  Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa. Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Andmekogudes, mille pidaja on ametiasutus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Omavalitsusorgani töös ja ametiasutuses avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks. Menetlusega seotud isikutele avaldatakse andmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses. Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused.

Avalikku juurdepääsu ei võimaldata üldjuhul dokumendiregistri kaudu tehtud füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu.  Isiku kiri võib sisaldada selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluses võimaldatakse menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik.

Isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamine

Vallavalitsus ei töötle ega kasuta isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või andmete töötlemise aluseks olnud eesmärgi saavutamiseks. Vallavalitsuses säilitatakse kõiki dokumente elektrooniliselt.

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente   säilitatakse:

• dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
• seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
• seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
• poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
• vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja möödumiseni.

Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb vallavalitsus säilitustähtaja saabumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab vallavalitsus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise. Säilitustähtaja saabumisel dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Isikuandmete turvalisuse tagamine

Vallavalitsus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse.  Vallavalitsus kaitseb kogutud isikuandmeid volitamata ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.  

Juurdepääs isikuandmetele on ainult valla ametiasutuse teenistujatel, kes vajavad  neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning rakendama nõutud turvameetmeid.  Volitatud töötlejalt nõuame isikuandmete töötlemisel  valla ametiasutusega samal tasemel turvalisuse järgimist.

Tegevus isikuandmetega seotud rikkumise korral

Isikuandmetega seotud rikkumisest teadasaamisel, mis võib ohustada isiku õigusi ja vabadusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Vallavalitsus rakendab meetmeid rikkumise viivitamatuks lahendamiseks.

Kui rikkumine võib tõenäoliselt kaasa tuua suure ohu isiku õigustele ja vabadustele, teavitame sellest isikut. Eesmärgiks on võimaldada isikul endal tarvitusele võtta vajalikud ettevaatusabinõud olukorra lahendamiseks.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega.

Seda õigust võib piirata üksnes õigusakti  alusel.

Isikuandmete töötlemisega seoses on füüsilisel isikul järgmised õigused:

Õigus saada teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid me töötleme ja kuidas see toimub, millisel eesmärgil ning millisele õigusaktile tuginedes andmeid töödeldakse ning millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.  

Sellekohase teabe saamiseks palume esitada vallavalitsusele (Nõmme 22, Kilingi-Nõmme linn, Saarde  vald, Pärnu maakond, 86304, e-post andmekaitse@saarde.ee ) digiallkirjastatud päring.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Päringule vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt 30 päeva jooksul). Vallavalitsusel on õigus vastamise tähtaega pikendada 60 päeva võrra, arvestades taotletavate andmete mahtu ja päringule vastamise keerukust.  Vastamise tähtaja pikendamisest ja vastuse viibimise põhjusest teavitatakse isikut 30 päeva jooksul päringu saamisest.  Vallavalitsus võib keelduda päringu täitmisest õigusaktides ettenähtud juhtudel, näiteks juhul, kui see kahjustab riiklikku julgeolekut või võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi. Päringu täitmisest keeldumise korral põhjendab vallavalitsus keeldumist.

Andmete paberkandjal väljastamise eest võetakse tasu alates 21. leheküljest -.10 senti/lk (A4)

Isikuandmeid sisaldavate dokumentide saab tutvuda ametiasutuses koha peal.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja registrile on ametiasutus, saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse kaudu.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Õigus nõuda oma isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on mingil põhjusel puudulikud või ebaõiged. Selleks palume isikul esitada Vallavalitsusele  vastava sooviga avaldus. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (Nõmme 22, Kilingi-Nõmme linn, Saarde  vald, Pärnu maakond, 86304, e-post  info@saarde.ee).  Vallavalitsusel on õigus küsida avalduse menetlemisel täiendavaid tõendeid.

Isikuandmete töötlemisel nõusoleku alusel on isikul õigus igal ajal nõusolek tagasi võtta.  Nõusoleku tagasivõtmiseks palume esitada sellele ametiasutusele avaldus, kellele anti nõusolek isikuandmete töötlemiseks. Avalduses tuleks välja tuua, milliste isikuandmete töötlemise lõpetamist soovitakse. Ametiasutus lõpetab nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisel viivitamatult avalduses märgitud isikuandmete töötlemise.

Õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui isikuandmete töötlemise aluseks on isiku eelnev nõusolek ning nõusolek on tagasi võetud või on möödunud andmete säilitustähtaeg ja neid andmeid ei pea arhiveerima.

Kui kavatseme isikuandmeid töödelda mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, edastame  isikule teabe isikuandmete edasise töötlemise eesmärgi kohta.

Õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva järelevalveasutuse poole.  Vallavalitsuse isikuandmete töötlemisega seotud toimingute peale on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Täiendavat infot isikuandmete töötlemise kohta saate andmekaitsespetsialistilt  andmekaitse@saarde.ee